Karo erklärt IT

Für einen Großteil der Arbeitnehmer in unserem Land sind Meetings von Langeweile und Unnötigkeit bestimmt, kaum jemand sieht es ein im Durchschnitt 3 bis 4 Stunden am Tag in Konferenzen rum zu hängen und aufzupassen, dass man nicht eindöst. Oft kommt es nicht einmal zu einem produktiven Ergebnis und man sieht seine Aktenberge auf dem Schreibtisch schon ins Unendliche wachsen. Aus einem Meeting ergibt sich das Nächste und 50 Prozent dieser sind erwiesener maßen eh überflüssig.

Damit man ein Treffen dennoch optimal durchführt, habe ich dazu diese 10 Tipps gefunden:

1) Ordnen Sie Meetings nur an, wenn sie definitiv nötig sind und vermeiden Sie rein ritualisierte Konferenzen.

2) Versenden Sie rechtzeitig per Mail die Agenda, benennen Sie die Themen, die Tagesordnung, die anwesenden Personen, die Prioritäten und stecken Sie den zeitlichen Rahmen ab.

3) Beginnen Sie pünktlich und setzen Sie Highlights stets an den Anfang, so ist die stabile Pünktlichkeit der Teilnehmer garantiert.

4) Als Teilnehmer haben Sie zu klären, ob ein Treffen freiwillig oder ein Pflichtmeeting ist, und Sie müssen sich dementsprechend vorbereiten.

5) Als Chef sollten Sie bei Meetings der Neutralität wegen ab etwa 10 Teilnehmer weder Diskussionsleiter noch Moderator sein.

6) Sorgen Sie für einen reibungslosen Ablauf in Sachen Equipment und Utensilien. Und lassen Sie Störungen wie Handygeklingel nicht zu.

7) Sorgen Sie für Überraschungen und Abwechslung, und bieten Sie zwischendurch Außergewöhnliches wie z.B. Stillephasen, durchbrechen Sie die Routine.

8 ) Kombinierte Telefon- und Internetkonferenzen mögen Zeit und Geld sparen, prüfen Sie aber genau, ob sie wirklich sinnvolle Ersatzmöglichkeiten für soziale Kommunikation sind.

9) Das Sitzungsprotokoll hat allen Teilnehmern innerhalb von 24 Stunden schriftlich zuzugehen. Darin steht eine To Do Liste für alle und auch der Zeitrahmen dafür.

10) Früher fertig als geplant? Sehr gut, machen Sie einfach Schluss.